Digitale Nachlassakte –
alle Arbeitsbereiche eines Verfahrens an einem Ort
Die digitale Nachlassakte ist die Arbeitsumgebung eines einzelnen Verfahrens: Stammdaten, Erben und Beteiligte, Zeit, Vermögen und Verbindlichkeiten, Dokumente, Kontobewegungen, Rechnungen, Fristen, Checklisten und Notizen bleiben demselben Fall zugeordnet.
Die Herausforderung: Informationen eines Verfahrens zusammenhalten
In einem Nachlassverfahren entstehen Angaben zu Erben, Beteiligten, Vermögenswerten, Konten, Fristen und Dokumenten. Liegen sie in getrennten Dateien und Ordnern, muss jede Angabe mehrfach gepflegt werden.
Getrennte Ablagen je Bereich
Vermögen in Excel, Erben in Word, Belege im Ordner – Zusammenhänge innerhalb des Falls gehen verloren.
Doppelte Datenpflege
Dieselben Falldaten werden für Verzeichnisse, Berichte und Rechnungen erneut eingetragen.
Unklarer Arbeitsstand im Fall
Ohne gemeinsame Akte ist schwer erkennbar, welche Bereiche schon bearbeitet sind und was noch offen ist.
Eine Akte, alle Arbeitsbereiche des Falls
OASIS bündelt die Bearbeitung eines Verfahrens in einer digitalen Akte mit festen Bereichen: Kopf und Stammdaten, Erben, Beteiligte, Zeit, Archiv, Aktiva und Passiva, Dokumente, Kontobewegungen und Rechnungen. Fristen, Checkliste und Notizen stehen direkt daneben.
Die im Fall erfassten Angaben werden in Verzeichnissen, Dokumenten und Berichten sowie in der Abrechnung weiterverwendet, statt erneut eingegeben zu werden. Die organisatorische Übersicht über mehrere Verfahren beschreibt die Fallverwaltung.
Praxisnutzen: Angaben, die einmal im Fall erfasst sind, stehen in Verzeichnissen, Berichten und Rechnungen desselben Falls zur Verfügung.
Funktionsübersicht
Von der Fallübersicht in die digitale Akte
Fall aufrufen und anschließend innerhalb der Akte arbeiten.
Vom Fall direkt in alle Arbeitsbereiche
Aus der zentralen Fallübersicht führt OASIS direkt in die jeweilige digitale Akte. Fallnummer, Aktenzeichen, Leistung, Bearbeitungsstand und Zuständigkeit bleiben eindeutig dem Verfahren zugeordnet.
- Fälle zentral aufrufen
- Aktenzeichen und Leistung direkt erkennen
- Bearbeiter und Bearbeitungsstand im Blick behalten
Vermögen, Dokumente und weitere Bereiche zentral bearbeiten
- Aktiva und Passiva strukturiert erfassen
- Dokumente und Berichte direkt aus dem Fall aufrufen
- weitere Arbeitsbereiche über dieselbe Fallakte erreichen
Mit der digitalen Nachlassakte
Weniger Doppelerfassung
Im Fall erfasste Angaben werden in Verzeichnissen, Berichten und Rechnungen weiterverwendet.
Klare Struktur je Verfahren
Einheitliche Bereiche stellen sicher, dass Erben, Vermögen, Dokumente und Rechnungen immer am gleichen Ort liegen.
Arbeitsstand im Fall sichtbar
Fristen, Checkliste und Notizen zeigen direkt in der Akte, was offen ist.
Nachvollziehbarkeit auf Wunsch
Nach Aktivierung dokumentiert das Änderungsprotokoll Änderungen mit Zeitstempel und Benutzer.
Für wen eignet sich diese Funktion?
Nachlasspfleger mit umfangreichen Verfahren
Erben, Vermögenswerte, Konten und Dokumente eines Verfahrens bleiben in einer Akte zusammengeführt.
Kanzleien im hybriden Arbeiten
Kolleginnen und Kollegen im Homeoffice greifen auf denselben Aktenstand zu wie im Büro, ohne physische Übergabe.
Testamentsvollstrecker
Termine bei Banken, Notaren oder Immobilien lassen sich mit einem aktuellen digitalen Aktenstand vorbereiten und dokumentieren.
Betreuungsbüros mit Nachlassbezug
Nach dem Tod eines Betreuten wird die Bearbeitung in derselben digitalen Aktenstruktur fortgeführt.
Häufige Anwendungsfälle
Vermögen und Verbindlichkeiten erfassen
Aktiva und Passiva werden je Kategorie mit Betrag und Beschreibung im Fall dokumentiert.
Erben und Beteiligte pflegen
Adress-, Kontakt- und Statusangaben liegen am Fall und stehen für Listen und Serienbriefe bereit.
Dokumente aus Falldaten erzeugen
Deckblatt, Verzeichnisse und Berichte entstehen aus den bereits erfassten Angaben des Falls.
Arbeitsstand festhalten
Fristen, Checkliste und Notizen dokumentieren, welche Schritte im Fall erledigt sind.
Weitere Funktionen von OASIS
Häufige Fragen zur digitalen Nachlassakte
Stammdaten zum Erblasser, Erben und weitere Beteiligte, Zeiteinträge, Aktiva und Passiva, Dokumente, Kontobewegungen, Rechnungen sowie Fristen, Checkliste und Notizen – gegliedert in feste Bereiche innerhalb eines Falls.
Die Fallverwaltung dient dem Überblick über mehrere Verfahren mit Suche, Filtern, Zuständigkeit und Bearbeitungsstand. Die digitale Nachlassakte ist die Arbeitsumgebung innerhalb eines einzelnen Falls.
Falldokumente werden hochgeladen und dem Fall zugeordnet; der Zugriff erfolgt über zeitlich begrenzte Links. Zusätzlich lassen sich Deckblatt, Verzeichnisse und Berichte direkt aus den Falldaten als PDF erzeugen. Eine Versionierung mehrerer Dateistände gibt es nicht.
Das Änderungsprotokoll ist aktivierbar und standardmäßig deaktiviert. Nach Aktivierung werden Änderungen mit Zeitstempel, Benutzer und nachvollziehbarer Gegenüberstellung dokumentiert.
Die Fälle einer Kanzlei sind nur für deren Nutzer sichtbar. OASIS unterscheidet Administratoren und Mitarbeitende; Administratoren sehen zusätzlich die Kanzlei-Einstellungen und das Änderungsprotokoll, sofern es aktiviert ist.
Digitale Nachlassakte live erleben
In einer kostenlosen Demo zeigen wir Ihnen, wie ein Nachlassverfahren in OASIS von den Stammdaten bis zur Abrechnung geführt wird.
Slug: /funktionen/digitale-nachlassakte