Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (nachfolgend „AGB“) gelten für sämtliche Verträge über die Nutzung der cloudbasierten Software OASIS zwischen FA IT Solutions, Firat Yeni, Gartenstraße 2, 73773 Aichwald (nachfolgend „Anbieter“), und dem jeweiligen Kunden.

OASIS richtet sich ausschließlich an professionelle Anwender, insbesondere an:

• Nachlasspfleger
• Testamentsvollstrecker
• Nachlassverwalter
• Kanzleien
• Betreuungsbüros
• sonstige berufliche und gewerbliche Anwender

Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, an juristische Personen des öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB ist nicht vorgesehen. Mit dem Vertragsschluss bestätigt der Kunde, dass er in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt.

Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Geschäftsbedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, es sei denn, der Anbieter stimmt ihrer Geltung ausdrücklich in Textform zu.

§ 2 Vertragsgegenstand

OASIS ist eine cloudbasierte Softwarelösung (Software as a Service), die der Anbieter über das Internet zur Nutzung bereitstellt. Eine Überlassung des Programmcodes oder eine Installation beim Kunden erfolgt nicht.

OASIS unterstützt insbesondere bei:

• Nachlassverwaltung, Nachlasspflegschaft und Testamentsvollstreckung
• Fallverwaltung und Beteiligtenverwaltung
• Erstellung und Pflege des Nachlassverzeichnisses
• Fristenmanagement und Wiedervorlagen
• Zeiterfassung und Vergütungsermittlung
• Rechnungsstellung
• Dokumentation von Vorgängen
• Berichten und Auswertungen

Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem jeweils gebuchten Tarif bzw. dem im Einzelfall vereinbarten Leistungsumfang sowie nach der jeweils aktuellen Leistungsbeschreibung.

§ 3 Registrierung und Benutzerkonto

Die Nutzung von OASIS setzt eine Registrierung voraus. Der Kunde ist verpflichtet, bei der Registrierung und der anschließenden Einrichtung seiner Kanzlei bzw. Organisation vollständige und zutreffende Angaben zu machen und diese bei Änderungen aktuell zu halten.

Die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse ist zu bestätigen. Bis zur Bestätigung kann der Zugang eingeschränkt sein.

Jede Kanzlei bzw. Organisation wird in OASIS als eigener, von anderen Kunden getrennter Arbeitsbereich geführt. Innerhalb dieses Arbeitsbereichs können – abhängig vom gebuchten Tarif – mehrere Benutzerkonten für berechtigte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Kunden eingerichtet werden.

Zugangsdaten sind geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Der Kunde hat für angemessen sichere Passwörter zu sorgen. Der Kunde ist für alle Handlungen verantwortlich, die über die seinem Arbeitsbereich zugeordneten Benutzerkonten vorgenommen werden, soweit er dies zu vertreten hat.

Besteht der Verdacht eines unbefugten Zugriffs oder eines Missbrauchs von Zugangsdaten, hat der Kunde den Anbieter unverzüglich zu informieren und betroffene Zugangsdaten zu ändern bzw. betroffene Benutzerkonten zu deaktivieren.

Scheiden Personen aus dem Verantwortungsbereich des Kunden aus, hat der Kunde deren Benutzerkonten unverzüglich zu deaktivieren oder zu entfernen.

§ 4 Kostenlose Testphase

OASIS kann grundsätzlich 14 Tage kostenlos getestet werden. Für den Beginn der Testphase ist keine Angabe von Kreditkarten- oder sonstigen Zahlungsdaten erforderlich.

Die Testphase beginnt mit dem Abschluss der Einrichtung des Kundenarbeitsbereichs („Kanzlei einrichten“) im Rahmen der Registrierung und läuft ab diesem Zeitpunkt 14 Kalendertage.

Die kostenlose Testphase dient dazu, OASIS kennenzulernen und die Eignung für die Arbeitsabläufe des Kunden zu prüfen. Während der Testphase besteht kein Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit, auf bestimmte Funktionen oder auf Support in einem bestimmten Umfang.

Ohne kostenpflichtige Buchung kann der Funktionsumfang nach Ende der Testphase eingeschränkt oder der Zugang gesperrt werden.

Während der Testphase gespeicherte Daten werden nicht allein aufgrund des Ablaufs der Testphase unmittelbar gelöscht. Eine dauerhafte Aufbewahrung wird dadurch jedoch nicht zugesichert. Für Aufbewahrung, Export und Löschung gelten § 13 und § 14 dieser AGB sowie die datenschutzrechtlichen Vorgaben.

§ 5 Vertragsschluss und kostenpflichtige Nutzung

Die Darstellung von Tarifen und Leistungen stellt kein bindendes Angebot des Anbieters dar. Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt erst zustande, wenn der Kunde einen kostenpflichtigen Tarif aktiv auswählt, den Buchungs- und Zahlungsvorgang abschließt und der Anbieter die Buchung bestätigt bzw. den kostenpflichtigen Zugang freischaltet.

Der Buchungsvorgang läuft dabei wie folgt ab: Auswahl eines Tarifs in OASIS → Weiterleitung in den Bezahlvorgang beim Zahlungsdienstleister Stripe → Abschluss der Buchung und Zahlung → Bestätigung → Aktivierung des kostenpflichtigen Abonnements.

Vor Abschluss der Buchung werden dem Kunden insbesondere der gewählte Tarif, der Preis, das monatliche Abrechnungsintervall, die wesentlichen Vertragsbedingungen sowie die Kündigungsmöglichkeit transparent angezeigt.

Eine automatische Umwandlung der kostenlosen Testphase in ein kostenpflichtiges Abonnement findet nicht statt.

§ 6 Preise und Zahlungsbedingungen

Es gilt der Preis des vom Kunden gebuchten Tarifs, wie er im Buchungsvorgang dargestellt oder im individuell vereinbarten Angebot ausgewiesen ist.

Da sich das Angebot ausschließlich an Unternehmer richtet, verstehen sich alle Preise – sofern im Buchungsvorgang oder Angebot nicht ausdrücklich anders ausgewiesen – als Nettopreise zuzüglich der jeweils geltenden gesetzlichen Umsatzsteuer.

Das kostenpflichtige Abonnement wird monatlich abgerechnet. Das Entgelt für den jeweiligen Abrechnungszeitraum ist im Voraus zu Beginn des Abrechnungszeitraums fällig.

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über den externen Zahlungsdienstleister Stripe. Der Kunde gibt seine Zahlungsdaten unmittelbar im Bezahlvorgang des Zahlungsdienstleisters ein; vollständige Zahlungsdaten (z. B. Kartennummern) werden vom Anbieter nicht gespeichert. Einzelheiten zur Datenverarbeitung ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

Rechnungen werden in elektronischer Form bereitgestellt bzw. an die vom Kunden hinterlegte E-Mail-Adresse übermittelt. Der Kunde stimmt der elektronischen Rechnungsstellung zu.

Scheitert eine Zahlung aus Gründen, die der Kunde zu vertreten hat (z. B. mangelnde Deckung, abgelaufenes Zahlungsmittel), kann der Anbieter den Einzug erneut veranlassen und den Kunden zur Aktualisierung seiner Zahlungsdaten auffordern. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Regelungen zum Zahlungsverzug. Über die gesetzlichen Ansprüche hinausgehende Pauschalen oder Gebühren werden nicht erhoben.

§ 7 Vertragslaufzeit und Kündigung

Das kostenpflichtige OASIS-Abonnement läuft jeweils für einen monatlichen Abrechnungszeitraum. Es verlängert sich automatisch um jeweils einen weiteren monatlichen Abrechnungszeitraum, sofern es nicht zuvor gekündigt wird.

Der Kunde kann das Abonnement jederzeit mit Wirkung zum Ende des laufenden monatlichen Abrechnungszeitraums kündigen. Eine darüber hinausgehende Mindestvertragslaufzeit besteht nicht.

Bis zum Ende des bereits bezahlten Abrechnungszeitraums bleibt der gebuchte Zugang im vertraglich vereinbarten Umfang nutzbar.

Eine anteilige Erstattung bereits gezahlter Entgelte für einen begonnenen Abrechnungszeitraum ist grundsätzlich nicht vorgesehen, soweit dies rechtlich zulässig ist und der Anbieter die Leistung im betreffenden Zeitraum vertragsgemäß erbracht hat. Weitergehende gesetzliche Ansprüche des Kunden, insbesondere bei vom Anbieter zu vertretenden Leistungsstörungen, bleiben unberührt.

Die Kündigung kann in Textform, insbesondere per E-Mail an info@faitsolutions.de, erklärt werden. Soweit in OASIS oder im Kundenportal des Zahlungsdienstleisters künftig eine Kündigungsfunktion bereitgestellt wird, kann die Kündigung zusätzlich darüber erklärt werden.

Das Recht beider Parteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Die kostenlose Testphase endet automatisch mit Ablauf des Testzeitraums und bedarf keiner Kündigung.

§ 8 Pflichten des Kunden

Der Kunde ist insbesondere verpflichtet:

• Zugangsdaten geheim zu halten und vor dem Zugriff Dritter zu schützen,
• Zugangsdaten nicht an unberechtigte Dritte weiterzugeben,
• Benutzerzugänge ausschließlich für berechtigte Personen seiner Organisation einzurichten,
• OASIS ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften und dieser AGB zu nutzen,
• keine missbräuchliche oder rechtswidrige Nutzung vorzunehmen und keine rechtswidrigen Inhalte einzustellen,
• keine Maßnahmen zu ergreifen, die die technische Infrastruktur des Anbieters übermäßig belasten, stören oder angreifen,
• Sicherheitsmechanismen und Zugriffsbeschränkungen nicht zu umgehen,
• für die Rechtmäßigkeit der von ihm eingegebenen, gespeicherten und verarbeiteten Daten sowie für die erforderlichen Rechtsgrundlagen zu sorgen,
• bei sicherheitsrelevanten Vorfällen angemessen mitzuwirken und den Anbieter unverzüglich zu informieren.

§ 9 Datenschutz und Auftragsverarbeitung

Im Rahmen der Nutzung von OASIS können in erheblichem Umfang personenbezogene und besonders schutzwürdige Daten verarbeitet werden, insbesondere Daten von Erblassern, Erben, Beteiligten, Gerichten und Behörden.

Der Kunde bleibt hinsichtlich der von ihm im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit eingegebenen und verarbeiteten Mandats-, Verfahrens-, Beteiligten- und Falldaten datenschutzrechtlich Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Der Anbieter verarbeitet diese Daten weisungsgebunden als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO.

Die Parteien schließen hierzu, soweit einschlägig, einen gesonderten Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Dieser geht dieser Regelung im Anwendungsbereich der Auftragsverarbeitung vor.

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Website, der Registrierung und der Vertragsabwicklung gilt ergänzend die Datenschutzerklärung.

Der Kunde stellt sicher, dass er berechtigt ist, die betreffenden Daten in OASIS zu verarbeiten, und dass er seinen datenschutzrechtlichen Informations- und Dokumentationspflichten nachkommt.

§ 10 Verfügbarkeit und Wartung

Der Anbieter stellt OASIS als cloudbasierte Anwendung über das Internet bereit und bemüht sich um eine möglichst hohe Verfügbarkeit. Eine bestimmte Verfügbarkeitsquote wird nur geschuldet, soweit sie ausdrücklich gesondert vereinbart wurde.

Der Anbieter ist berechtigt, Wartungsarbeiten, Updates sowie technisch oder sicherheitstechnisch notwendige Maßnahmen durchzuführen. Hierdurch kann es zu vorübergehenden Einschränkungen oder Unterbrechungen der Nutzbarkeit kommen. Planbare Wartungsarbeiten werden nach Möglichkeit in nutzungsarme Zeiten gelegt und – soweit zumutbar – vorab angekündigt.

Sicherheitsrelevante Maßnahmen, insbesondere das Einspielen dringender Sicherheitsupdates, können auch ohne Vorankündigung erfolgen.

Nicht in den Verantwortungsbereich des Anbieters fallen Störungen, die außerhalb seines Einflussbereichs liegen, insbesondere Ausfälle von Internetverbindungen des Kunden, Störungen bei Vorlieferanten oder Netzbetreibern sowie Ereignisse höherer Gewalt.

§ 11 Änderungen und Weiterentwicklung der Software

OASIS wird laufend weiterentwickelt. Der Anbieter ist berechtigt, Fehlerbehebungen, Sicherheitsupdates, technische Änderungen sowie funktionale Weiterentwicklungen vorzunehmen und neue Funktionen bereitzustellen.

Anpassungen bestehender Funktionen sind zulässig, soweit sie den vertraglich vereinbarten Leistungsumfang nicht wesentlich einschränken und für den Kunden zumutbar sind, insbesondere wenn sie der technischen Fortentwicklung, der Sicherheit oder der Erfüllung rechtlicher Anforderungen dienen.

Wird eine wesentliche vertraglich geschuldete Funktion dauerhaft entfernt oder erheblich eingeschränkt, informiert der Anbieter den Kunden hierüber in Textform. In diesem Fall steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Wirksamwerdens der Änderung zu.

§ 12 Nutzungsrechte

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags ein einfaches, nicht ausschließliches, nicht unterlizenzierbares und grundsätzlich nicht übertragbares Recht ein, OASIS im Umfang des gebuchten Tarifs bestimmungsgemäß über das Internet zu nutzen.

Das Nutzungsrecht erstreckt sich auf die berechtigten Benutzerinnen und Benutzer innerhalb der Kanzlei bzw. Organisation des Kunden im Rahmen des gebuchten Tarifs.

Eine Nutzung für Dritte, insbesondere die entgeltliche oder unentgeltliche Überlassung an Dritte, das Betreiben eines Rechenzentrumsbetriebs für Dritte oder eine sonstige Weitervermietung, ist ohne vorherige Zustimmung des Anbieters in Textform nicht gestattet.

Alle Rechte an der Software, ihrer Dokumentation und den zugrundeliegenden Inhalten verbleiben beim Anbieter. Ein Anspruch auf Herausgabe des Quellcodes besteht nicht.

§ 13 Kundendaten, Datenexport und Datensicherung

Die vom Kunden eingegebenen Daten bleiben dem jeweiligen Kunden zugeordnet. Der Anbieter nutzt diese Daten ausschließlich zur Vertragserfüllung sowie im Rahmen der datenschutzrechtlichen Vorgaben.

Der Kunde ist für die Richtigkeit, Vollständigkeit und Rechtmäßigkeit der von ihm eingegebenen Daten verantwortlich.

Der Zugriff auf die Daten richtet sich nach dem jeweiligen Vertrags- und Accountstatus (Testphase, aktives Abonnement, beendetes Abonnement).

Soweit in OASIS Export- und Berichtsfunktionen bereitgestellt werden, kann der Kunde diese nutzen, um seine Daten in gängigen Formaten zu sichern. Der Anbieter unterstützt den Kunden auf Anfrage in zumutbarem Umfang bei einem Datenexport.

Der Anbieter führt im Rahmen des ordnungsgemäßen Betriebs technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherung durch. Eine bestimmte Sicherungsfrequenz, ein bestimmter Wiederherstellungszeitraum oder ein bestimmter Wiederherstellungspunkt wird nur geschuldet, soweit dies ausdrücklich gesondert vereinbart wurde.

Dem Kunden wird empfohlen, für die von ihm benötigten Nachweise und Unterlagen zusätzlich eigene Sicherungen bzw. Exporte zu erstellen, insbesondere zur Erfüllung berufsrechtlicher und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

Eine Kündigung oder der Ablauf der Testphase führt nicht unmittelbar zur automatischen Löschung sämtlicher Daten; es gilt § 14.

§ 14 Verhalten nach Vertragsende und Datenlöschung

Nach einer Kündigung bleibt das Abonnement bis zum Ende des laufenden, bereits bezahlten Abrechnungszeitraums aktiv. Mit Ablauf dieses Zeitraums endet die kostenpflichtige Nutzung und der Zugang wird entsprechend eingeschränkt.

Eine Kündigung führt nicht automatisch zur sofortigen Löschung der Kundendaten. Der Anbieter räumt dem Kunden nach Ende der kostenpflichtigen Nutzung in angemessenem Umfang die Möglichkeit ein, seine Daten zu exportieren bzw. einen Export anzufordern.

Die anschließende Löschung der Kundendaten erfolgt nach Maßgabe des Datenschutzrechts, des Vertrags über die Auftragsverarbeitung sowie des Löschkonzepts des Anbieters, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Über den Zeitpunkt der endgültigen Löschung informiert der Anbieter den Kunden in Textform oder weist im Rahmen der Auftragsverarbeitung darauf hin.

Der Kunde kann jederzeit die Löschung seiner Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen entgegenstehen.

§ 15 Haftung

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, im Rahmen einer übernommenen Garantie sowie nach zwingenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere nach dem Produkthaftungsgesetz.

Bei leicht fahrlässiger Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht (Kardinalpflicht), also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, haftet der Anbieter der Höhe nach begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.

Die Haftung für Datenverlust ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand beschränkt, der bei regelmäßiger und gefahrentsprechender Anfertigung von Sicherungskopien bzw. Exporten durch den Kunden eingetreten wäre. Diese Beschränkung gilt nicht, soweit der Anbieter eine Datensicherung ausdrücklich vertraglich übernommen hat oder der Datenverlust auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruht.

Eine Änderung der Beweislast zum Nachteil des Kunden ist mit den vorstehenden Regelungen nicht verbunden. Die Haftungsregelungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 16 Sperrung des Zugangs

Der Anbieter kann den Zugang zu OASIS vorübergehend ganz oder teilweise sperren, wenn hierfür ein sachlicher Grund vorliegt, insbesondere bei:

• erheblichem Missbrauch der Software,
• konkreten Sicherheitsrisiken für die Systeme des Anbieters oder anderer Kunden,
• schwerwiegenden Vertragsverletzungen,
• Anhaltspunkten für unberechtigte Zugriffe auf den Arbeitsbereich des Kunden,
• erheblichem Zahlungsverzug bei kostenpflichtigen Verträgen.

Die Sperrung muss verhältnismäßig sein. Der Anbieter wird den Kunden – soweit möglich und zumutbar – vorab informieren und ihm Gelegenheit zur Abhilfe geben. Bei Gefahr im Verzug, insbesondere bei akuten Sicherheitsrisiken, kann die Information auch unverzüglich nachträglich erfolgen.

Eine fehlgeschlagene Zahlung führt nicht unmittelbar zur Sperrung. Der Anbieter wird den Kunden zunächst zur Aktualisierung der Zahlungsdaten bzw. zum Ausgleich auffordern und eine angemessene Frist setzen. Eine fehlgeschlagene Zahlung führt in keinem Fall unmittelbar zur Löschung von Kundendaten.

Die Sperrung wird aufgehoben, sobald der Grund für die Sperrung entfallen ist.

§ 17 Änderungen dieser AGB

Der Anbieter kann diese AGB mit Wirkung für die Zukunft ändern, soweit dies zur Anpassung an geänderte gesetzliche oder höchstrichterliche Vorgaben, an geänderte technische Rahmenbedingungen oder an eine geänderte Leistungsbeschreibung erforderlich ist und der Kunde hierdurch nicht unangemessen benachteiligt wird.

Wesentliche Änderungen teilt der Anbieter dem Kunden mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit und weist dabei auf die Änderungen, das Widerspruchsrecht und dessen Folgen hin.

Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von sechs Wochen nach Zugang der Mitteilung in Textform, gelten die geänderten Bedingungen als angenommen. Widerspricht der Kunde fristgerecht, kann jede Partei den Vertrag zum Zeitpunkt des geplanten Wirksamwerdens der Änderung kündigen; bis dahin gelten die bisherigen Bedingungen fort.

Eine einseitige Änderung der wesentlichen Hauptleistungspflichten oder des vereinbarten Entgelts allein auf Grundlage dieser Regelung erfolgt nicht.

§ 18 Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag der Sitz des Anbieters in Aichwald. Der Anbieter ist zudem berechtigt, am allgemeinen Gerichtsstand des Kunden zu klagen. Zwingende gesetzliche Gerichtsstände bleiben unberührt.

Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses.

Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An die Stelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung treten die gesetzlichen Vorschriften.