Nachlasspflegschaft nach § 1960 BGB – digital, prüfbar, entlastend
OASIS ist die Nachlasssoftware für gerichtlich bestellte Nachlasspflegerinnen und Nachlasspfleger. Vermögensverzeichnis, Nachlassverzeichnis, Erbenermittlung, Kontoführung, Zeiterfassung und Rechnungslegung an das Nachlassgericht laufen in einer einzigen digitalen Akte zusammen – strukturiert, revisionssicher und ohne Excel-Flickenteppich.
Warum Nachlasspflegschaft in der Praxis so aufwendig ist
Zwischen der Bestellung durch das Nachlassgericht und dem Ende der Pflegschaft liegen oft Monate oder Jahre. In dieser Zeit tragen Nachlasspfleger die volle Verantwortung für ein Vermögen, das sie selten kannten und das aus mehreren Dutzend Positionen bestehen kann.
Fragmentierte Informationsquellen
Bankauszüge kommen per Post, Grundbuchauszüge per Mail, Rechnungen offener Forderungen aus dem Papierordner der Erblasserwohnung. Ohne zentrale Akte gehen Zusammenhänge schnell verloren.
Rechenschaftspflicht gegenüber dem Gericht
Das Nachlassgericht erwartet eine chronologische, belegbare Rechnungslegung. Jede Bewegung, jede Auszahlung und jede Rücklage muss nachvollziehbar sein – oft Monate nach dem eigentlichen Vorgang.
Fristen ohne Puffer
Erbausschlagungsfristen, Steuererklärungen für den Erblasser, Kündigungsfristen für Mietverhältnisse: mehrere Uhren laufen parallel, viele davon mit kurzen gesetzlichen Reaktionszeiten.
Erbenermittlung im Nebel
Erbenermittler, Standesämter, ausländische Personenstandsregister – Informationen tröpfeln über Wochen. Zwischenstände müssen dokumentiert und Adressen laufend aktualisiert werden.
Klassisch wird all das in einer Kombination aus Papierakte, Excel-Vermögensliste, Word-Vorlagen und einem lokalen Ordner auf dem Kanzleiserver abgebildet. Das funktioniert – bis das Gericht nach zwei Jahren nachfragt, ob eine bestimmte Auszahlung aus 2024 tatsächlich für die Bestattung war. Genau an dieser Stelle setzt OASIS an: als strukturierte digitale Nachlassakte, die jede Information einem Verfahren zuordnet und jeden Vorgang chronologisch dokumentiert.
Eine Akte für den kompletten Fall – vom Bestellungsbeschluss bis zur Entlassung
OASIS bildet die tatsächliche Arbeitsweise einer Nachlasspflegerin ab: eingehend, sammelnd, dokumentierend – und am Ende belegbar.
Alles zum Fall an einem Ort
Beteiligte, Vermögenspositionen, Verbindlichkeiten, Kontobewegungen, Dokumente, Fristen und Zeitbuchungen liegen im selben Fall – nicht in fünf Programmen.
Revisionssichere Dokumentation
Jede Änderung wird protokolliert. Wer wann welche Position wie erfasst oder geändert hat, ist auch nach Jahren einsehbar – wichtig für Rückfragen des Gerichts.
Rechnungslegung als Nebenprodukt
Weil Kontobewegungen und Belege laufend erfasst werden, entsteht die Rechnungslegung an das Nachlassgericht ohne separate Fleißarbeit am Verfahrensende.
OASIS ersetzt weder gesunden Sachverstand noch juristische Bewertung – aber es entlastet Sie von jenen Tätigkeiten, die kein Nachlasspfleger gerne macht: Excel-Zellen sortieren, Word-Dokumente versionieren, in Dateiablagen suchen. Der Effekt zeigt sich deutlich: mehr Zeit für die eigentliche Sacharbeit, weniger Zeit für Verwaltung der Verwaltung.
Diese Bausteine nutzen Nachlasspfleger täglich
Nicht jede Funktion ist für jede Rolle gleich wichtig. Für die Nachlasspflegschaft haben sich diese Module als zentral erwiesen.
Vermögensverzeichnis
Aktiva und Passiva mit Bewertungen, Datum und Belegverweis. Details ansehen
Nachlassverzeichnis
Aus dem Vermögensverzeichnis erzeugtes, gerichtsfestes PDF. Details ansehen
Kontobewegungen
Import von CSV, CAMT.053 und Text-PDF. Bewegungen sauber zuordnen. Details ansehen
Erbenverwaltung
Erben mit Erbquote, Anschrift, Ausweis und Steuer-ID – inkl. vier Erbenlisten. Details ansehen
Fristenmanagement
Fristen zentral, mit Status offen/erledigt und Historie. Details ansehen
Zeiterfassung & Honorar
Zeiten je Tätigkeit erfassen, Honorarrechnung und Teilvergütung erzeugen. Details ansehen
So arbeiten Nachlasspfleger konkret mit OASIS
Neuer Bestellungsbeschluss
Fall anlegen, Aktenzeichen, zuständiges Nachlassgericht und Bestellungsdatum erfassen. Erblasser mit letzter Anschrift, Sterbedatum und Sterberegisternummer hinterlegen. Erste Fristen (Wohnungskündigung, Steuerbenachrichtigung) direkt setzen.
Vermögen erfassen
Kontostände, Wertpapierdepots, Immobilien, Fahrzeuge und Hausrat als Aktiva. Offene Rechnungen, Kredite und Bestattungskosten als Passiva. Bewertungen mit Quelle und Datum – die Grundlage für das Nachlassverzeichnis.
Konto laufend führen
Kontoauszüge monatlich importieren. Auszahlungen für Bestattung, Grabpflege oder offene Verbindlichkeiten den Positionen zuordnen. Belege digital anhängen – nichts wird nachträglich rekonstruiert.
Rechnungslegung an das Nachlassgericht
Anfangsbestand, chronologische Bewegungen, Endbestand und erläuternder Bericht als PDF. Wird die Pflegschaft mehrjährig, entsteht sie in Etappen – nicht in einer Woche vor Aktenschluss.
Erbenermittlung dokumentieren
Angeschriebene Standesämter, Rückmeldungen, mögliche Erben mit Quote und Adresse. Bei Bedarf Serienbrief an alle bekannten Erben als bearbeitbare Word-Datei mit Kanzlei-Briefkopf.
Vergütungsersuchen erstellen
Zeitbuchungen der gesamten Pflegschaft als Stundenaufstellung, Auslagen separat, Honorarrechnung als PDF – gemeinsam als Anlage zum Vergütungsersuchen an das Nachlassgericht.
Ein Vormittag in der Nachlasspflegschaft mit OASIS
8:30 Uhr – die Nachlasspflegerin startet OASIS. Auf dem Dashboard stehen drei Fälle mit fälligen Fristen: eine Rückmeldung an das Nachlassgericht, eine Erbausschlagungsfrist eines möglichen Miterben und eine Kündigung einer Versicherungspolice. Ein Klick öffnet die Fristenliste, ein zweiter Klick den betroffenen Fall.
9:15 Uhr – für einen laufenden Fall trifft der Monatsauszug der Sparkasse als PDF ein. Über den Import wandert der Auszug in die Kontobewegungen des Falls. Bewegungen wie „Auszahlung Bestatter" und „Rückerstattung Krankenkasse" werden den vorhandenen Positionen des Vermögensverzeichnisses zugeordnet, die restlichen Bewegungen als „Verwaltung Nachlass" markiert.
10:00 Uhr – Anruf eines Erbenermittlers. Ein mutmaßlicher Miterbe in Österreich ist bestätigt. Die neue Erbin wird mit Anschrift und vermuteter Quote erfasst, der Nachweis als Dokument im Fall abgelegt. Automatisch entsteht ein Audit-Eintrag: wer wann welche Erbin ergänzt hat.
11:30 Uhr – Kurzer Aktenvermerk an das Nachlassgericht. Über den Serienbriefeditor wird das Anschreiben mit Kanzlei-Briefkopf erstellt, als Word-Datei exportiert und im Fall abgelegt. Die Zeitbuchung „Korrespondenz Gericht, 15 Minuten" ergänzt die Stundenaufstellung – automatisch für die spätere Vergütung.
Was OASIS in der Nachlasspflegschaft anders macht
Klassische Arbeitsweise
- • Vermögen in Excel, jede Änderung überschreibt die letzte Version.
- • Belege im Papierordner, Kontoauszüge im Postfach.
- • Fristen in Outlook-Kalender ohne Fallbezug.
- • Rechnungslegung am Verfahrensende manuell aus mehreren Quellen zusammengetragen.
- • Zeitaufstellung rekonstruiert aus Kalendereinträgen und Erinnerung.
Mit OASIS
- Jede Änderung protokolliert, alte Werte einsehbar.
- Belege digital am Fall, Kontoauszüge importiert.
- Fristen im Fall verankert, fallübergreifend filterbar.
- Rechnungslegung entsteht laufend, nicht als Endspurt.
- Zeitaufstellung als Nebenprodukt der täglichen Buchungen.
Sensible Nachlassdaten gehören nicht in irgendeine Cloud
Als Nachlasspflegerin arbeiten Sie mit Bankinformationen, Ausweisdaten, Erbverhältnissen und ärztlichen Nachweisen. OASIS ist auf genau dieses Vertraulichkeitsniveau ausgelegt.
Hosting in Deutschland
Alle Daten liegen ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Kein Datentransfer in Drittländer.
TLS-Verschlüsselung
Kommunikation über TLS 1.3, sensible Felder zusätzlich at-rest verschlüsselt.
Rollen & Rechte
Feingranulare Rollen für Nachlasspfleger, Mitarbeiter und Administrator.
Revisionssicheres Audit-Log
Jede Änderung mit Nutzer, Zeitstempel und Vor-/Nachzustand nachvollziehbar.
Ausführliche Angaben zu Verschlüsselung, Backups und DSGVO auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.
FAQ für Nachlasspfleger
Ist OASIS speziell für Nachlasspfleger geeignet?+
Ja. OASIS wurde für die gerichtlich bestellte Nachlasspflegschaft nach § 1960 BGB entwickelt. Die Aktenstruktur, das Vermögensverzeichnis, das Nachlassverzeichnis, die Zeiterfassung nach VBVG-Analogie sowie die Rechnungslegung an das Nachlassgericht sind exakt auf diese Tätigkeit zugeschnitten.
Deckt OASIS die Rechnungslegung gegenüber dem Nachlassgericht ab?+
OASIS erzeugt eine strukturierte Rechnungslegung mit Anfangsbestand, chronologischen Kontobewegungen, Belegzuordnungen, Endbestand und begleitender Erläuterung – direkt als PDF, so dass sie unverändert an das Nachlassgericht übergeben werden kann.
Wie werden Erben ermittelt und dokumentiert?+
Erben werden mit Anschrift, Erbquote, Ausweisdaten und Steuer-ID im Verfahren erfasst. OASIS erstellt daraus vier Erbenlisten (Kurz, Ausführlich, Perso, Steuer) und dokumentiert den Ermittlungsstand revisionssicher.
Kann ich Kontoauszüge des Erblassers importieren?+
Ja. OASIS importiert CSV, CAMT.053 und Text-PDF-Kontoauszüge. Bewegungen können Positionen des Vermögensverzeichnisses, offenen Forderungen oder Ausgabenkategorien zugeordnet werden – die Grundlage für eine sauber prüfbare Rechnungslegung.
Wie ist die Zeiterfassung aufgebaut?+
Jede Tätigkeit wird mit Datum, Dauer, Tätigkeitsart und Bezug zum Nachlass erfasst. Aus den Zeitbuchungen erzeugt OASIS Stundenaufstellungen sowie Honorarrechnungen und Teilvergütungen, die an das Vergütungsersuchen angehängt werden können.
Bleiben die Daten in Deutschland?+
Ja. OASIS wird ausschließlich in deutschen Rechenzentren betrieben. Die Verarbeitung erfolgt DSGVO-konform, mit rollenbasierten Zugriffen, TLS-Verschlüsselung und revisionssicherer Historie – auch für Kanzleien mit mehreren Nachlasspflegern.
Was passiert nach Abschluss der Nachlasspflegschaft?+
Verfahren können archiviert werden und bleiben dabei lesbar zugänglich – inklusive Vermögensverzeichnis, Rechnungslegung, Zeitaufstellung und Dokumentenbestand. So sind spätere Rückfragen des Gerichts oder der Erben jederzeit belegbar.
Weitere Antworten finden Sie in der allgemeinen FAQ. Fragen zur Rolle finden Sie auch unter Für Testamentsvollstrecker und Für Nachlassverwalter.
Einblicke in OASIS – Software für Ihren Arbeitsalltag
Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen direkt im Einsatz.
Hauptseite – Fallübersicht
Zentrale Übersicht aller Fälle mit Suchfunktion und Filteroptionen. Alle Verfahren auf einen Blick.
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