Beteiligtenverwaltung –
alle Personen und Institutionen im Verfahren
Erfassen Sie Erben, Gläubiger, Notare, Gerichte und Behörden strukturiert je Nachlassverfahren. Rollen, Kontaktdaten und Bezüge sind zentral hinterlegt – ohne doppelte Pflege.
Typische Probleme im Kanzlei-Alltag
Kontakte in mehreren Systemen
Notare, Gerichte, Behörden und Gläubiger liegen oft verteilt in Adressbüchern, E-Mail-Signaturen und Aktenordnern.
Unklare Rollen
Wer ist Bestellt-von? Wer ist Betreuungsbehörde? Ohne klare Rollen entstehen Missverständnisse in der Korrespondenz.
Wiederholte Suche
Kontaktdaten werden bei jedem neuen Schreiben erneut zusammengesucht.
Strukturierte Beteiligtenerfassung je Verfahren
OASIS führt zu jedem Nachlassverfahren einen eigenen Beteiligten-Tab: Notare, Bestellt-von-Institutionen, Betreuungsbehörden, Gerichte und weitere Beteiligte lassen sich mit klaren Rollen und Kontaktdaten hinterlegen. Ausgewählte Rollen wie „Notar / Bestellt von" werden zentral verwaltet und stehen fallübergreifend zur Verfügung.
Über die integrierten APIs (z. B. für Notare / Bestellt-von-Institutionen) können Stammdaten einmal gepflegt und in jedem Verfahren wiederverwendet werden.
Praxisnutzen: Beteiligte werden automatisch in Serienbriefen, Berichten und PDF-Deckblättern verwendet – ohne erneute Eingabe.
Funktionsumfang
Was OASIS Ihrer Kanzlei bringt
Ein zentrales Adressverzeichnis
Nie wieder Notaradressen suchen – einmal gepflegt, überall verfügbar.
Konsistente Korrespondenz
Serienbriefe und Berichte verwenden immer die aktuellen Kontaktdaten aus der Beteiligtenverwaltung.
Klare Zuständigkeiten
Rollen machen sofort sichtbar, wer im Verfahren welche Funktion hat.
Weniger Rückfragen im Team
Alle Mitarbeiter greifen auf denselben Datenbestand zu – Ansprechpartner sind sofort ersichtlich.
Für wen eignet sich diese Funktion?
Nachlasspfleger mit komplexen Verfahren
Wenn viele Beteiligte, Behörden und externe Ansprechpartner an einem Verfahren mitwirken, hält die zentrale Beteiligtenliste alle Rollen und Kontakte übersichtlich zusammen.
Testamentsvollstrecker mit größerem Kreis
Erben, Vermächtnisnehmer, Notare, Steuerberater und Gutachter lassen sich mit ihrer jeweiligen Funktion sauber erfassen und in Reports nutzen.
Kanzleien mit hoher Korrespondenzlast
Anwaltssekretariate greifen für Anschreiben und Rückfragen direkt auf gepflegte Kontaktdaten zu, statt in mehreren Systemen zu suchen.
Nachlassverwalter mit Erbengemeinschaften
Bei mehreren Miterben werden Adressen, Rollen und Kommunikationsstände zentral geführt, damit keine Beteiligten vergessen werden.
Häufige Anwendungsfälle
Kontaktdaten aller Beteiligten pflegen
Anschriften, Telefon und E-Mail werden pro Beteiligtem an einer Stelle hinterlegt und stehen allen berechtigten Nutzern zur Verfügung.
Rollen und Funktionen differenzieren
Erbe, gesetzlicher Vertreter, Notar oder Behörde lassen sich klar unterscheiden und im weiteren Verfahren gezielt ansprechen.
Anschreiben und Serienbriefe vorbereiten
Adressen fließen direkt in Word-Serienbriefe und PDF-Berichte ein, ohne dass Daten manuell übertragen werden müssen.
Kommunikationsstand nachvollziehen
Notizen und Statusinformationen zeigen, wer bereits informiert wurde, wer geantwortet hat und wo noch Rückfragen offen sind.
Weitere Funktionen von OASIS
Häufige Fragen
OASIS unterstützt u. a. Notare, Bestellt-von-Institutionen, Betreuungsbehörden, Gerichte, Erben und Gläubiger. Weitere Rollen können pro Verfahren ergänzt werden.
Ja. Notare und Bestellt-von-Institutionen werden zentral verwaltet und stehen in allen Verfahren zur Auswahl. Änderungen wirken sich automatisch überall aus.
Ja. Alle Änderungen an Beteiligten werden über das Audit-Log revisionssicher protokolliert.
Ja. Adressdaten der Beteiligten fließen direkt in Serienbriefe an Erben und in die PDF-Berichte ein.
Erleben Sie OASIS in einer kostenlosen Demo
Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Live-Demo, wie OASIS Ihren Kanzlei-Alltag strukturiert und beschleunigt.
Slug: /funktionen/beteiligtenverwaltung