Betreuungsbüros mit Nachlassbezug – digitale Akten, klare Abläufe
OASIS ist die cloudbasierte Nachlasssoftware für Betreuungsbüros, Berufsbetreuerinnen und Berufsbetreuer, die nach dem Tod eines Betreuten Nachlassaufgaben übernehmen oder eng mit Nachlasspflegern und Testamentsvollstreckern zusammenarbeiten. Statt Papierordnern, Excel-Listen und einer Ablage voller PDF-Kontoauszüge entsteht eine strukturierte digitale Akte – klar dokumentiert, sicher und teamfähig.
Zwischen Betreuungsalltag und Nachlassabwicklung
Betreuungsbüros stehen vor einer besonderen Situation: Sie kennen den Betreuten und dessen Verhältnisse besser als jede Software – aber wenn der Betreuungsfall in einen Nachlassfall übergeht, verändern sich Anforderungen und Fristen radikal.
Bruch beim Tod des Betreuten
Mit dem Tod endet die Betreuung. Vermögen, Verbindlichkeiten und laufende Verträge müssen strukturiert übergeben und dokumentiert werden – oft unter Zeitdruck.
Mehr Beteiligte, weniger Klarheit
Bislang gab es das Betreuungsgericht als Ansprechpartner. Jetzt kommen Nachlassgericht, mehrere Erben, ggf. Nachlasspfleger, Bestatter und Vermieter hinzu.
Rechnungslegung mit anderen Regeln
Die Rechnungslegung an das Nachlassgericht folgt einer anderen Systematik als die Rechenschaft in der Betreuung – ohne strukturierte Ablage schnell aufwendig.
Verteiltes Arbeiten im Team
Größere Betreuungsbüros arbeiten mobil, an mehreren Standorten und auf verschiedenen Geräten. Ein Papierordner in der Zentrale ist damit nicht kompatibel.
Betreuungsbüros brauchen für diesen Übergang eine Software, die weder Verwaltungsapparat noch Insellösung ist. OASIS ist eine schlanke, cloudbasierte Nachlassakte, die sich in die bestehenden Prozesse eines Büros einfügt und den Übergang vom Betreuungsende zur Nachlassabwicklung strukturiert begleitet – ohne dass Sie eine neue Kanzleisoftware im Rücken benötigen.
Eine digitale Akte, die zum Rhythmus eines Betreuungsbüros passt
OASIS wurde für Fachpersonen entwickelt, die Nachlassverfahren strukturieren müssen, ohne dabei aus einer Kanzleisystemwelt zu kommen. Genau das ist die Situation vieler Betreuungsbüros.
Alle Dokumente sicher am Fall
Vollmachten, Testamente, Kontounterlagen, Sterbeurkunden – als Dokumente am Verfahren abgelegt, nicht auf einem Netzlaufwerk verstreut.
Fristen mit Fallbezug
Kündigungen, Steuermeldungen, Ausschlagungsfristen der Erben – zentral, mit Status offen/erledigt und lückenloser Historie.
Cloudbasiert für Teams
Zugriff im Browser, ohne Installation. Ideal für Büros mit mobilen Mitarbeitenden, Außenterminen und verteilten Standorten.
Ein Betreuungsbüro braucht keine Kanzleisoftware für die Fallbearbeitung – aber es braucht eine Software, die die Nachlassaufgaben nach dem Betreuungsfall strukturiert. Genau diese Lücke schließt OASIS: fokussiert, praxisnah, ohne Overhead.
Diese Bausteine passen zum Alltag eines Betreuungsbüros
Digitale Nachlassakte
Zentrale Aktenstruktur für Beteiligte, Vermögen und Dokumente. Details
Fristenmanagement
Fristen strukturieren, filtern und revisionssicher abschließen. Details
Dokumentenverwaltung
Ablage aller relevanten Dokumente am Fall, mit Rollenrechten. Details
Vermögensverzeichnis
Übergangenes Vermögen strukturiert erfassen und bewerten. Details
Zeiterfassung
Tätigkeiten und Auslagen erfassen – Grundlage für spätere Abrechnung. Details
Serienbriefe
Anschreiben an Erben, Behörden und Beteiligte als Word-Datei. Details
Wo OASIS im Betreuungsbüro konkret hilft
Todesfall eines Betreuten
Betreuung ist beendet – neuer Fall in OASIS. Vermögensstand aus der letzten Rechenschaft übernehmen, Sterbeurkunde und Bestattungsunterlagen ablegen, erste Fristen setzen.
Kommunikation mit Erben
Bekannte Erben mit Anschrift erfassen. Serienbrief zur Information über den Sterbefall und zur Anforderung notwendiger Unterlagen mit Kanzlei-Briefkopf erzeugen.
Übergabe des Vermögens
Kontostände zum Todestag, offene Verbindlichkeiten und Guthaben strukturiert dokumentieren. Grundlage für die spätere Übergabe an Erben oder Nachlasspfleger.
Zusammenarbeit mit Nachlasspflegern
Wenn ein Nachlasspfleger bestellt wird, dient OASIS als übergabefähige Dokumentation. Alle Vermögenswerte und Bewegungen sind bereits strukturiert erfasst.
Fristen im Zeitfenster nach Todestag
Kündigungen von Miete, Strom, Versicherungen, ggf. Grabnutzungsrecht – im Fristenmodul zentral, mit Fälligkeit und Zuständigkeit.
Schlussabrechnung der Betreuertätigkeit
Zeiten und Auslagen der Nachlassbearbeitung als Grundlage für die Endabrechnung gegenüber dem Nachlass – transparent und belegbar.
Ein Vormittag im Betreuungsbüro mit OASIS
Eine Berufsbetreuerin öffnet OASIS am Morgen und wechselt in den Bereich der Nachlassfälle. Zwei Betreute sind in den letzten Wochen verstorben, ihre Nachlassbearbeitung läuft parallel zur laufenden Betreuungstätigkeit weiter.
Im ersten Fall trifft die Sterbeurkunde aus dem Standesamt ein. Sie wird als Dokument im Fall abgelegt, das Sterbedatum in den Falldaten ergänzt und drei Kündigungsfristen aktiviert: Miete, Strom, Versicherung. Ein Serienbrief an die drei bekannten Kinder informiert über den Sterbefall und bittet um Kontaktaufnahme.
Im zweiten Fall geht es um die Übergabe an eine bestellte Nachlasspflegerin. In OASIS liegt bereits die vollständige Vermögensaufstellung zum Todestag, ergänzt um Kontobewegungen der letzten zwei Wochen. Die Nachlasspflegerin erhält einen Zugang mit Leserechten – oder alternativ eine PDF-Übergabe direkt aus dem System.
Zwischendurch erfasst die Berufsbetreuerin Zeitbuchungen für ihre Nachlasstätigkeiten. Am Ende des Verfahrens fließen diese Zeiten in eine Abrechnung an den Nachlass – rechtsklar, belegbar, ohne mühsame Rekonstruktion.
Warum eine Cloud-Nachlassakte einem Papierordner überlegen ist
Klassischer Papier- und Excel-Ansatz
- • Papierordner nur in der Zentrale einsehbar, mobil nicht verfügbar.
- • Excel-Listen mit Vermögensdaten ohne Historie und ohne Rollenrechte.
- • Serienbriefe manuell mit Copy & Paste, mit Fehlerrisiko.
- • Fristen im Outlook-Kalender, oft ohne Fallbezug.
- • Übergabe an Nachlasspfleger oder Erben mit hohem Aufwand.
Mit OASIS
- Zugriff im Browser – Zentrale, Homeoffice, Außentermin.
- Vermögen mit Historie, Rollen und Berechtigungen.
- Serienbriefe strukturiert an alle Erben eines Falls.
- Fristen am Fall, fallübergreifend filterbar.
- Übergabe als strukturierte PDF-Akte oder Zugriff.
Vertrauliche Daten aus Betreuung und Nachlass verlangen höchste Standards
Betreuungsbüros arbeiten mit besonders sensiblen personenbezogenen Daten. OASIS setzt daher konsequent auf Datenschutz und Sicherheit.
Hosting in Deutschland
Serverstandort ausschließlich Deutschland – kein Transfer in Drittländer.
TLS + at-rest
Kommunikation TLS 1.3, sensible Felder zusätzlich at-rest verschlüsselt.
Rollen & Rechte
Zugriffe pro Verfahren und pro Rolle steuerbar.
Audit-Log
Jede Änderung ist nachvollziehbar – auch für spätere Prüfungen.
Details zur Sicherheitsarchitektur unter Sicherheit & Datenschutz.
FAQ für Betreuungsbüros
Ist OASIS eine Betreuersoftware?+
OASIS ist keine klassische Betreuersoftware für die laufende rechtliche Betreuung. Für Betreuungsbüros ist OASIS jedoch dort besonders wertvoll, wo nach dem Tod eines Betreuten Nachlassaufgaben anfallen – etwa Nachlassabwicklung, Nachlasspflegschaft oder die Zusammenarbeit mit Erben und Nachlassgericht.
Welche typischen Szenarien deckt OASIS für Berufsbetreuer ab?+
Der Übergang von der Betreuung in einen Nachlassfall ist der häufigste Anwendungsfall: Rechnungslegung an das Nachlassgericht, Übergabe des Vermögens an die Erben, Abrechnung noch offener Auslagen und Vergütung, geordnete Übergabe der Unterlagen.
Wie werden Akten aus der Betreuung übernommen?+
Sie können bestehende Unterlagen als Dokumente ins Verfahren einstellen und Vermögenswerte im Vermögensverzeichnis erfassen. So entsteht schrittweise eine strukturierte digitale Nachlassakte, ohne dass die Historie der Betreuung verloren geht.
Wie viele Nutzer kann ein Betreuungsbüro anlegen?+
OASIS ist auf Teamarbeit ausgelegt. Sie können mehrere Mitarbeitende mit unterschiedlichen Rollen anlegen und den Zugriff auf einzelne Verfahren steuern. Preise werden individuell auf Größe und Bedarf zugeschnitten.
Kann OASIS auf verschiedenen Geräten genutzt werden?+
Ja. OASIS ist eine cloudbasierte Webanwendung. Sie läuft im Browser auf Desktop, Laptop und Tablet – ideal für Betreuungsbüros mit mehreren Standorten, Außenterminen und mobil arbeitenden Mitarbeitenden.
Bleiben Daten nach Abschluss eines Falls verfügbar?+
Ja. Fälle können archiviert werden und bleiben lesbar zugänglich. Die revisionssichere Historie sichert die Nachweisführung für Rückfragen von Gerichten, Erben oder Prüfern auch Jahre später.
Wie werden Daten geschützt?+
Alle Daten liegen in deutschen Rechenzentren, sind über TLS 1.3 verschlüsselt und werden zusätzlich at-rest verschlüsselt. Rollen und Rechte stellen sicher, dass jede Person nur auf die Verfahren zugreifen kann, für die sie zuständig ist.
Verwandte Persona-Seiten: Für Nachlasspfleger, Für Nachlassverwalter, Für Testamentsvollstrecker.
Einblicke in OASIS – Software für Ihren Arbeitsalltag
Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen direkt im Einsatz.
Hauptseite – Fallübersicht
Zentrale Übersicht aller Fälle mit Suchfunktion und Filteroptionen. Alle Verfahren auf einen Blick.
Nachlassfälle im Betreuungsbüro strukturieren – ohne Overhead
Wir zeigen Ihnen OASIS in einer persönlichen Demo, zugeschnitten auf die tatsächlichen Nachlassaufgaben eines Betreuungsbüros.