Vergütung von Nachlasspflegern: Zeiterfassung, Stundensatz und Abrechnung

Welche gesetzlichen Grundlagen gelten für die Vergütung?

Die Nachlasspflegschaft beruht auf § 1960 BGB. Für Aufwendungsersatz und Vergütung des Pflegers ist § 1888 BGB die zentrale Norm. Sie unterscheidet zwischen der nicht berufsmäßig und der berufsmäßig geführten Pflegschaft und verweist für die berufsmäßige Tätigkeit auf die §§ 1 bis 6 VBVG. Ergänzend ist § 1962 BGB zu beachten: Für die Nachlasspflegschaft tritt das Nachlassgericht an die Stelle des sonst zuständigen Familien- beziehungsweise Betreuungsgerichts.

Die in Bezug genommenen Vorschriften des VBVG regeln unter anderem den Grundsatz der Unentgeltlichkeit und die Feststellung der Berufsmäßigkeit (§ 1 VBVG), den Aufwendungsersatz (§ 2 VBVG), die Vergütung (§§ 3 f. VBVG), die Geltendmachung von Aufwendungsersatz und Vergütung (§ 5 VBVG) sowie den Vorschuss (§ 6 VBVG). Welche dieser Regelungen im Einzelfall greifen und wie sie sich auswirken, hängt von der konkreten Konstellation ab – insbesondere davon, ob Berufsmäßigkeit festgestellt wurde und ob der Pflegling mittellos ist.

Stand der Prüfung: 2026. Die Ausführungen orientieren sich an der zum Zeitpunkt der Aktualisierung geltenden Fassung der genannten Vorschriften. Alle Normen sind im Quellenverzeichnis am Ende des Beitrags im Volltext verlinkt.

Berufsmäßige und nicht berufsmäßige Nachlasspflegschaft

Das Gesetz geht im Ausgangspunkt davon aus, dass die Führung eines Pflegschaftsamts unentgeltlich erfolgt. Eine Vergütung kommt insbesondere dann in Betracht, wenn die Pflegschaft berufsmäßig geführt wird. Ob Berufsmäßigkeit vorliegt, wird nicht vom Pfleger selbst bestimmt, sondern im gerichtlichen Verfahren nach den Voraussetzungen des § 1 VBVG festgestellt.

Die Unterscheidung wirkt sich unmittelbar aus: Ohne Feststellung der Berufsmäßigkeit richten sich die Ansprüche nach den Regelungen, auf die § 1888 Abs. 1 BGB verweist; dort steht der Ersatz von Aufwendungen im Vordergrund. Wird die Pflegschaft dagegen berufsmäßig geführt, gelten die §§ 1 bis 6 VBVG mit der in § 1888 Abs. 2 BGB genannten Maßgabe für den Stundensatz.

Für die eigene Organisation folgt daraus: Der Vergütungsrahmen sollte zu Beginn des Verfahrens geklärt sein, nicht erst bei der Abrechnung. Steht fest, dass eine zeitabhängige Vergütung in Betracht kommt, muss die Zeiterfassung ab dem ersten Tag der Bestellung mitlaufen – rückwirkend lässt sich der Aufwand kaum belastbar rekonstruieren.

Wie hoch ist der Stundensatz eines Nachlasspflegers?

Der Stundensatz ist damit kein feststehender Tarif, sondern das Ergebnis einer Bewertung des konkreten Verfahrens. Maßgeblich sind insbesondere die folgenden gesetzlich benannten Anknüpfungspunkte:

In veröffentlichten Entscheidungen finden sich immer wieder konkrete Beträge. Diese betreffen jedoch stets das dort entschiedene Verfahren und dessen besondere Umstände; ein allgemeingültiger Stundensatz für Nachlasspflegschaften lässt sich daraus nicht ableiten. Wer sich an fremden Beträgen orientiert, ersetzt die erforderliche Darstellung des eigenen Falls durch eine Vermutung.

Welche Rolle spielen Fachkenntnisse, Umfang und Schwierigkeit?

§ 1888 BGB nennt für den nicht mittellosen Pflegling drei Bezugspunkte, die zusammen betrachtet werden: die für die Pflegschaft nutzbaren Fachkenntnisse, den Umfang und die Schwierigkeit der Pflegschaftsgeschäfte. Alle drei sind fallbezogen zu beurteilen.

Bei den Fachkenntnissen kommt es auf den Nutzen für die konkrete Pflegschaft an. Kenntnisse, die im Verfahren tatsächlich zum Einsatz kommen – etwa bei der Verwaltung eines Grundstücks, bei gesellschaftsrechtlichen Beteiligungen oder bei komplexer Forderungsbearbeitung – haben eine andere Bedeutung als abstrakte Qualifikationen ohne Bezug zum Fall.

Umfang und Schwierigkeit lassen sich nicht durch eine Klassifikation ersetzen. Eine Einteilung in „einfach“, „mittel“ und „schwierig“ mit jeweils fest zugeordneten Beträgen findet im Gesetz keine Grundlage. Was den Fall prägt, ergibt sich vielmehr aus der Tätigkeit selbst – und genau deshalb ist die Dokumentation so wichtig: Sie ist das einzige Mittel, mit dem sich Umfang und Schwierigkeit belegen lassen.

Praktisch heißt das: Wer eine aufwendige Vermögensermittlung oder eine weitverzweigte Erbenermittlung geführt hat, sollte dies nicht nur behaupten, sondern über die erfassten Tätigkeiten sichtbar machen. Hintergründe dazu finden Sie in den Ratgebern zum Nachlassverzeichnis und zur Erbenermittlung in der Nachlasspflegschaft.

Warum ist die Zeiterfassung für Nachlasspfleger wichtig?

Knüpft die Vergütung an den Zeitaufwand an, muss der geltend gemachte Aufwand nachvollziehbar dargestellt werden können. Die Zeiterfassung ist damit kein bürokratischer Selbstzweck, sondern die Tatsachengrundlage des Vergütungsantrags. Sie beantwortet die schlichte Frage, welche Tätigkeit wann in welchem Umfang für welches Verfahren erbracht wurde.

Eine brauchbare Zeiterfassung sollte deshalb mindestens erkennen lassen:

• das Datum der Tätigkeit
• die konkrete Tätigkeit mit einer verständlichen Beschreibung
• die Dauer in einer einheitlichen Einheit
• die eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Nachlassfall
• die bearbeitende Person, wenn mehrere Personen am Verfahren mitwirken
• gegebenenfalls interne Kategorien oder Tätigkeitsbereiche für die Auswertung

Ein bundesweit einheitliches Format, das jedes Gericht in identischer Weise verlangt, existiert nicht. Die genannten Angaben haben sich in der Praxis aber als sinnvolle Grundstruktur bewährt, weil sie jeden Eintrag für sich verständlich machen – auch für jemanden, der den Fall nicht kennt.

Welche Tätigkeiten sollten in der Zeitaufstellung dokumentiert werden?

Sinnvoll ist, den Zeitaufwand für alle Tätigkeiten zu erfassen, die im Rahmen der Pflegschaft tatsächlich anfallen. Zu den typischen Bereichen gehören:

Wie detailliert sollte eine Tätigkeitsbeschreibung sein?

Eine gute Beschreibung ist kurz, aber konkret. Sie benennt den Gegenstand der Tätigkeit und macht erkennbar, worin die Arbeit bestand. Der Unterschied zeigt sich am besten im direkten Vergleich:

Die Beschreibung muss dabei nicht ausführlich sein. Ein Satz reicht in aller Regel aus, wenn er Gegenstand und Zweck der Tätigkeit erkennen lässt. Zu vermeiden sind Formulierungen, die nur die Kategorie wiederholen, ohne den Inhalt zu nennen.

Wie kann eine Stundenaufstellung aufgebaut sein?

Eine strukturierte Stundenaufstellung bereitet die erfassten Tätigkeiten chronologisch und fallbezogen auf. Die folgende Struktur ist ein rein illustratives Beispiel und kein verbindliches Formular:

Eine solche Aufstellung erfüllt zwei Zwecke: Sie macht den Aufwand chronologisch nachvollziehbar und erlaubt zugleich eine Auswertung nach Tätigkeitsbereichen. Damit lässt sich der Verlauf des Verfahrens darstellen, ohne dass einzelne Positionen erläutert werden müssen. Ob eine Aufstellung im konkreten Verfahren zusätzliche Angaben enthalten sollte, kann je nach Gericht und Fall unterschiedlich sein.

Wie wird die Vergütung geltend gemacht?

Die Vergütung eines Nachlasspflegers wird nicht wie eine gewöhnliche Rechnung gegenüber einem Mandanten gestellt. Sie wird im gerichtlichen Verfahren geltend gemacht und festgesetzt. Für die Nachlasspflegschaft tritt dabei nach § 1962 BGB das Nachlassgericht an die Stelle des sonst zuständigen Familien- beziehungsweise Betreuungsgerichts; Nachlasssachen werden nach § 342 FamFG geführt.

Die Geltendmachung von Aufwendungsersatz und Vergütung ist in § 5 VBVG geregelt; § 6 VBVG betrifft den Vorschuss. Beide Vorschriften enthalten Vorgaben, die für die Praxis erheblich sein können – insbesondere zu der Frage, innerhalb welcher Zeiträume Ansprüche geltend zu machen sind. Da sich solche Vorgaben ändern können und für zurückliegende Leistungszeiträume die Übergangsvorschrift des § 19 VBVG zu beachten ist, sollten die maßgeblichen Fristen vor der Antragstellung anhand der aktuell geltenden Fassung geprüft werden.

Inhaltlich richtet sich der Antrag danach, was das Gericht zur Beurteilung benötigt: eine Darstellung des geltend gemachten Zeitaufwands, die Zuordnung zu dem Verfahren und – soweit Aufwendungsersatz beansprucht wird – die dafür erforderlichen Angaben. Eine sorgfältig geführte Stundenaufstellung ist dabei der Kern des Antrags: Sie ersetzt keine rechtliche Begründung, liefert aber die Tatsachen, auf die sich die Festsetzung stützt.

Vergütung und Aufwendungsersatz: Was ist der Unterschied?

Für die Praxis ist vor allem eines wichtig: Beide Positionen sollten getrennt geführt werden. Arbeitszeit gehört in die Zeiterfassung, Aufwendungen in eine eigene Aufstellung mit den zugehörigen Belegen. Werden sie vermischt, ist später weder der Zeitaufwand noch die Aufwendung sauber darstellbar.

Ob eine konkrete Position zusätzlich zur Vergütung ersetzt wird, lässt sich nicht pauschal sagen. Das hängt von der jeweiligen Rechtsgrundlage und von der Ausgestaltung im Verfahren ab.

Typische Fehler bei der Zeiterfassung

Die folgenden Punkte führen nicht zwingend zu einer Kürzung der Vergütung. Sie erschweren aber die Nachvollziehbarkeit einer Stundenaufstellung – und damit die Darstellung des eigenen Aufwands:

Zeiterfassung für Nachlasspflegschaften digital organisieren

Werden mehrere Nachlasspflegschaften parallel geführt, ist eine fallbezogene Zeiterfassung sinnvoll. Andernfalls müssen Tätigkeiten später aus Kalendereinträgen, E-Mails, Notizzetteln und der Akte rekonstruiert werden – ein Vorgang, der Zeit kostet und die Qualität der Aufstellung verschlechtert.

Eine strukturierte Lösung kann dabei helfen:

• Tätigkeiten unmittelbar nach der Erledigung erfassen statt später zu rekonstruieren
• jeden Eintrag eindeutig dem betreffenden Nachlassfall zuordnen
• die Tätigkeit direkt mit einer verständlichen Beschreibung versehen
• Zeiten nach Zeitraum, Bearbeitenden oder Tätigkeitsbereich auswerten
• die manuelle Zusammenführung verschiedener Quellen vermeiden
• eine chronologische Stundenübersicht ohne zusätzlichen Aufbereitungsaufwand erhalten

Zeiterfassung in OASIS

OASIS bildet die Zeiterfassung innerhalb der digitalen Nachlassakte ab: Tätigkeiten werden minutengenau je Verfahren und Mitarbeitendem erfasst, mit einer Beschreibung versehen und einer Tätigkeitskategorie zugeordnet. Die Zuordnung zu einer bearbeitenden Person ist dabei ein Pflichtfeld, damit Auswertungen eindeutig bleiben. Individuelle Stundensätze je Mitarbeitendem lassen sich hinterlegen.

Aufwendungen wie Kopien, Porto, Fahrtkosten oder Sonstiges werden getrennt vom Zeitaufwand erfasst. Aus den Einträgen lässt sich eine PDF-Aufwandsaufstellung mit Detailtabelle erzeugen; die erfassten Positionen können anschließend in die Honorarrechnung übernommen werden. Änderungen an den Daten können über das aktivierbare Audit-Log nachvollziehbar gemacht werden.

Wie Zeiterfassung, Verzeichnisse, Fristen und Rechnungslegung in einer Anwendung zusammenspielen, zeigt der Überblick über professionelle Nachlasssoftware.

Checkliste für eine nachvollziehbare Zeiterfassung

Die folgende Liste ist eine praktische Orientierung aus der Anwendungspraxis – keine gesetzlich vorgeschriebene Checkliste.

• Tätigkeiten möglichst zeitnah erfassen, nicht erst am Monatsende.
• Zu jedem Eintrag das Datum der Tätigkeit dokumentieren.
• Die Dauer eindeutig und in einer einheitlichen Einheit erfassen.
• Die Tätigkeit konkret beschreiben – erkennbar soll sein, was getan wurde.
• Jeden Eintrag eindeutig einem Nachlassverfahren zuordnen.
• Unterschiedliche Tätigkeiten nicht in einer Sammelposition zusammenfassen.
• Spätere Korrekturen nachvollziehbar halten.
• Die erfassten Zeiten regelmäßig auf Vollständigkeit prüfen.
• Die Stundenaufstellung vor der Antragstellung vollständig durchsehen.
• Aufwendungen getrennt von der Arbeitszeit führen.

Häufige Fragen zur Vergütung von Nachlasspflegern

Quellen und weiterführende Informationen

Die rechtliche Einordnung stützt sich ausschließlich auf die folgenden Vorschriften im Volltext beim Bundesministerium der Justiz und beim Bundesamt für Justiz (gesetze-im-internet.de). Maßgeblich ist jeweils die aktuell geltende Fassung:

• § 1888 BGB – Aufwendungsersatz und Vergütung des Pflegers
• § 1960 BGB – Sicherung des Nachlasses, Nachlasspfleger
• § 1962 BGB – Zuständigkeit des Nachlassgerichts
• VBVG – Vormünder- und Betreuervergütungsgesetz (Volltext)
• § 1 VBVG – Grundsatz der Unentgeltlichkeit, Feststellung der Berufsmäßigkeit
• § 2 VBVG – Aufwendungsersatz
• § 3 VBVG – Vergütung des Vormunds
• § 4 VBVG – Vergütung des Ergänzungspflegers
• § 5 VBVG – Geltendmachung von Aufwendungsersatz und Vergütung
• § 6 VBVG – Vorschuss
• § 19 VBVG – Übergangsvorschrift
• § 342 FamFG – Nachlasssachen

Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung oder verbindliche Berechnung einer Nachlasspflegervergütung dar. Die konkrete Vergütung und ihre Festsetzung hängen von den gesetzlichen Voraussetzungen und den Umständen des jeweiligen Verfahrens ab.