Checklisten –
Arbeitsabläufe je Leistung standardisieren
Legen Sie in den Stammdaten Checklisten-Vorlagen je Leistung an, gliedern Sie sie in Aufgaben mit fester Reihenfolge und arbeiten Sie sie anschließend direkt im Fall ab – als eigene Karten in der Nachlassakte.
Typische Probleme im Kanzlei-Alltag
Wissen steckt in Köpfen
Wie ein Verfahren abgearbeitet wird, weiß oft nur die erfahrene Kollegin – nachvollziehbar dokumentiert ist es nicht.
Jede Leistung läuft anders
Nachlasspflegschaft, Testamentsvollstreckung und Nachlassverwaltung erfordern unterschiedliche Arbeitsschritte.
Schritte gehen unter
Ohne festen Ablauf bleiben Aufgaben liegen, gerade bei langlaufenden Verfahren.
Vorlagen in den Stammdaten, Abarbeitung im Fall
OASIS verbindet zwei Ebenen: die wiederverwendbare Vorlage in den Stammdaten und die konkrete Abarbeitung im jeweiligen Fall. So lassen sich unterschiedliche Arbeitsabläufe je Leistung abbilden. Spätere Änderungen an einer Vorlage verändern laufende Verfahren dabei nicht rückwirkend.
Praxisnutzen: Neue Mitarbeitende sehen unmittelbar, welche Schritte in einem Verfahren anstehen – der Kanzlei-Standard ist hinterlegt statt mündlich überliefert.
Funktionsumfang
Von der Vorlage zum laufenden Fall
Vorlage definieren, im Fall abarbeiten.
Einmal definieren, wiederholt verwenden
- Aufgaben in fester Reihenfolge
- Zuordnung zu einer oder mehreren Leistungen
- Jederzeit anpassbar
Aufgaben Schritt für Schritt abarbeiten
Was OASIS Ihrer Kanzlei bringt
Kanzlei-Standard statt Einzelwissen
Arbeitsabläufe sind hinterlegt und für alle nachvollziehbar.
Passend zur Leistung
Jede Leistung erhält die Checkliste, die zu ihrem Verfahren gehört.
Keine vergessenen Schritte
Offene Aufgaben bleiben im Fall sichtbar, bis sie erledigt sind.
Laufende Fälle bleiben stabil
Vorlagenänderungen wirken nur auf neue Verwendungen, nicht rückwirkend.
Für wen eignet sich diese Funktion?
Kanzleien mit mehreren Bearbeitenden
Ein hinterlegter Ablauf sorgt dafür, dass Verfahren unabhängig von der Person gleich bearbeitet werden.
Nachlasspfleger mit vielen Verfahren
Wiederkehrende Arbeitsschritte sind als Vorlage hinterlegt und müssen nicht neu zusammengestellt werden.
Teams mit neuen Mitarbeitenden
Einarbeitung wird einfacher, weil der Standardablauf im System sichtbar ist.
Häufige Anwendungsfälle
Vorlage je Leistung anlegen
Für Nachlasspflegschaft, Testamentsvollstreckung oder Nachlassverwaltung entstehen eigene Abläufe.
Verfahrensstart abarbeiten
Bestellung, Sicherung des Nachlasses und erste Anschreiben werden Schritt für Schritt abgehakt.
Verfahrensabschluss vorbereiten
Schlussbericht, Rechnungslegung und Vergütung stehen als Aufgaben im Fall.
Kanzlei-Standard weiterentwickeln
Erkenntnisse aus laufenden Verfahren fließen in die Vorlage für künftige Fälle ein.
Weitere Funktionen von OASIS
Häufige Fragen
Checklisten-Vorlagen werden in den Stammdaten im Reiter Checklisten gepflegt und dort den Leistungen der Kanzlei zugeordnet.
Bei der ersten Verwendung im Fall wird die passende Vorlage in diesen Fall übernommen und kann dort abgearbeitet werden.
Nein. Spätere Änderungen an einer Vorlage wirken nicht rückwirkend auf Fälle, in denen die Checkliste bereits übernommen wurde.
Ja. Aufgaben werden in einer festen Reihenfolge geführt, sodass der Ablauf des Verfahrens abgebildet wird.
Nein. Checklisten strukturieren den Arbeitsablauf, Fristen werden separat mit Bezeichnung, Fälligkeit und Status Offen oder Erledigt geführt.
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Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Live-Demo, wie OASIS Ihren Kanzlei-Alltag strukturiert und beschleunigt.
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