Benutzer, Rollen & Audit-Log –
klare Zuständigkeiten und aktivierbare Änderungshistorie
Verwalten Sie Kanzleimitarbeiter mit einem Rollenkonzept (Administrator / Mitarbeiter), erfassen Sie Stammdaten und Kürzel und behalten Sie über das aktivierbare globale sowie fallbezogene Audit-Log Änderungen nachvollziehbar im Blick.
Typische Probleme im Kanzlei-Alltag
Unklare Zuständigkeiten
Ohne Nutzerkonten und Rollen ist nicht nachvollziehbar, wer welche Aktion durchgeführt hat.
Zugriffe schwer kontrollierbar
Ohne Rechteverwaltung sehen alle Mitarbeiter alle Verfahren – auch dort, wo es nicht nötig ist.
Fehlende Nachvollziehbarkeit
Für Gericht, Prüfung oder interne Revision fehlt ein aktivierbares Änderungsprotokoll.
Rollenkonzept, Nutzerprofile und aktivierbares Audit-Log
OASIS führt jede Aktion unter dem angemeldeten Nutzer. Administratoren können weitere Mitarbeiter anlegen, ihnen ein Kürzel zuweisen und die Rolle Administrator oder Mitarbeiter setzen. Passwörter werden serverseitig mit bcrypt (Cost 12) gehasht.
Nach Aktivierung sind über das Admin-Audit-Log Änderungen am System sowie im jeweiligen Fall mit Nutzer, Zeitstempel und Diff abrufbar. Ein eigener Tab „Fallhistorie" macht Änderungen pro Verfahren sichtbar.
Praxisnutzen: Kürzel und Namen der Mitarbeiter erscheinen automatisch in PDF-Berichten und Rechnungslegungen.
Funktionsumfang
Was OASIS Ihrer Kanzlei bringt
Klare Verantwortlichkeiten
Jede Aktion ist einem konkreten Nutzer zugeordnet – keine anonymen Änderungen mehr.
Aktivierbares Änderungsprotokoll
Das Audit-Log kann auf Wunsch aktiviert werden und ermöglicht dann eine Nachvollziehbarkeit gegenüber Gericht und Prüfung.
Sichere Zugangsdaten
Passwörter werden mit bcrypt gehasht – Bestandspasswörter werden bei Login automatisch migriert.
Professionelle Berichte
Mitarbeiter-Kürzel erscheinen konsistent in PDF-Berichten und Rechnungslegungen.
Für wen eignet sich diese Funktion?
Kanzleien mit mehreren Bearbeitern
Sobald Sekretariat, Sachbearbeitung und Verantwortliche parallel an Akten arbeiten, sorgt eine saubere Rollentrennung dafür, dass jeder nur die für seine Aufgabe nötigen Bereiche sieht.
Nachlasspfleger-Büros mit Assistenz
Nachlasspfleger, die Recherche, Schriftverkehr oder Ablage delegieren, definieren pro Mitarbeiter passende Berechtigungen und behalten die vollständige Kontrolle über sensible Vorgänge.
Betreuungsbüros und Nachlassverwalter
Teams mit gemischten Zuständigkeiten für Betreuung und Nachlass profitieren davon, Rollen für unterschiedliche Fallarten sauber voneinander zu trennen.
IT-Verantwortliche in wachsenden Teams
Bei neuen Mitarbeitenden oder Vertretungen lassen sich Zugänge nachvollziehbar vergeben, anpassen und wieder entziehen, statt Benutzer manuell zu duplizieren.
Häufige Anwendungsfälle
Neue Mitarbeiter strukturiert einbinden
Beim Onboarding erhalten neue Kolleginnen und Kollegen eine passende Rolle, ohne dass Einzelrechte manuell zusammengeklickt werden müssen.
Berechtigungen gezielt einschränken
Sensible Bereiche wie Rechnungen, Vergütungsanträge oder das Audit-Log lassen sich auf einen definierten Personenkreis begrenzen.
Vertretung im Urlaubsfall regeln
Zeitlich befristete Zugänge oder Rollen unterstützen die Vertretung, ohne dauerhaft zusätzliche Rechte offen zu lassen.
Zugriffe bei Austritt sauber entziehen
Verlassen Mitarbeitende die Kanzlei, kann der Zugriff zentral deaktiviert werden – ohne verwaiste Berechtigungen.
Weitere Funktionen von OASIS
Häufige Fragen
OASIS unterscheidet zwischen Administrator und Mitarbeiter. Administratoren dürfen Nutzer anlegen, Rollen ändern und haben Zugriff auf das globale Audit-Log, sofern es aktiviert ist. Mitarbeiter arbeiten an ihren zugewiesenen Verfahren.
Passwörter werden ausschließlich serverseitig mit bcrypt (Cost 12) gehasht. Bestehende Passwörter älterer Verfahren werden beim nächsten Login automatisch auf bcrypt migriert.
Nach Aktivierung dokumentiert das Audit-Log Anlage, Änderung und Löschung relevanter Datensätze mit Zeitstempel, Nutzer und einem lesbaren Diff. Es steht Administratoren global und je Fall (Tab "Fallhistorie") zur Verfügung.
Das Audit-Logging ist standardmäßig deaktiviert und kann über eine Umgebungsvariable oder eine lokale Einstellung bewusst aktiviert werden.
Erleben Sie OASIS in einer kostenlosen Demo
Wir zeigen Ihnen in einer persönlichen Live-Demo, wie OASIS Ihren Kanzlei-Alltag strukturiert und beschleunigt.
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