Testamentsvollstreckung – strukturiert vom Erbfall bis zur Auseinandersetzung
OASIS ist die digitale Arbeitsplattform für Testamentsvollstreckerinnen und Testamentsvollstrecker. Erbenkommunikation, Vermögensverwaltung, Fristenkalender, Zwischenberichte und Vergütungsabrechnung entstehen in einem konsistenten Verfahren – ob Sie einen einzelnen Nachlass betreuen oder eine Dauervollstreckung über Jahre führen.
Testamentsvollstreckung ist Beziehungsarbeit unter rechtlicher Aufsicht
Anders als in der gerichtlichen Nachlasspflegschaft stehen bei der Testamentsvollstreckung häufig aktive, informierte Erben im Zentrum. Das erhöht die Anforderungen an Kommunikation, Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Erwartungshaltung mehrerer Erben
Kinder aus zwei Ehen, ein enterbter Pflichtteilsberechtigter und eine gemeinnützige Stiftung – jede Partei stellt eigene Fragen und erwartet zeitnahe, konsistente Antworten.
Vermögen, das lebt
Wertpapierdepots verändern sich täglich, Mieteinnahmen laufen monatlich ein, Immobilien werden verkauft oder verpachtet. Statische Vermögenslisten werden schnell veraltet.
Fristen aus verschiedenen Quellen
Testamentarische Fristen, gesetzliche Steuerfristen, vertragliche Kündigungsfristen und Fristen der Erben zur Ausschlagung müssen parallel bedient werden.
Rechenschaftspflicht mit hoher Sichtbarkeit
Erben fragen nach Belegen, nach Bewertungen, nach der Höhe der Vollstreckervergütung. Was in der Akte fehlt oder unklar ist, führt zu Rückfragen – manchmal zu Streit.
Ordner mit Kontoauszügen und Mail-Threads mit Erben sind bei kleineren Nachlässen noch handhabbar. Sobald jedoch mehrere Erbenstämme, Immobilien, Wertpapiere und ein Zeitraum von mehr als einem Jahr im Spiel sind, wird die Verwaltung ohne strukturierte Software fragil. OASIS wurde dafür gebaut, diese Struktur zu liefern – ohne dass Sie Ihren Arbeitsstil komplett umstellen müssen.
Von der Testamentsannahme bis zur Schlussrechnung – ohne Medienbrüche
OASIS bündelt die drei Kernaufgaben der Testamentsvollstreckung: Vermögen strukturieren, mit Beteiligten sauber kommunizieren, Vergütung transparent abrechnen.
Erbenkommunikation als Grundpfeiler
Alle Ansprechpartner am Verfahren – Erben, Pflichtteilsberechtigte, Steuerberater, Notare – zentral, mit Rolle und Kontaktdaten. Aus dem Fall heraus Serienbriefe an alle Erben gleichzeitig.
Vermögen zu jedem Stichtag
Positionen mit Bewertungsdatum. Verkäufe, Ausschüttungen und Zukäufe werden als Kontobewegungen gebucht und der ursprünglichen Position zugeordnet.
Rechnungslegung als Vertrauensbasis
Zwischenberichte und Schlussrechnung mit Anfangs- und Endbestand, chronologischen Bewegungen, Belegen und Erläuterung – ein PDF, das Erben und Gerichte gleichermaßen überzeugt.
Der Unterschied zeigt sich besonders in Konfliktsituationen. Sobald ein Miterbe seine Rechte energisch vertritt, verlangt die Rolle des Testamentsvollstreckers eine Dokumentation, die keine Fragen offenlässt. OASIS liefert diese Dokumentation nicht als Sonderaufwand am Verfahrensende, sondern als natürliches Ergebnis der täglichen Arbeit.
Diese Module tragen den Verlauf des Verfahrens
Erbenverwaltung
Erben, Pflichtteilsberechtigte und Vermächtnisnehmer mit Quote und Rolle. Details
Digitale Nachlassakte
Testament, Erbschein, Vollstreckerzeugnis, Bewertungen – zentral am Fall. Details
Serienbriefe an Erben
Word-Serienbriefe mit Anschrift, Anrede und Kanzlei-Briefkopf. Details
Fristenmanagement
Testamentarische, gesetzliche und vertragliche Fristen an einem Ort. Details
Vermögens- und Nachlassverzeichnis
Bewertungen zu Stichtagen, mit PDF-Ausgabe für Erben und Finanzamt. Details
Rechnungswesen
Honorarrechnungen, Teilvergütung, prozentuale Vergütung – auch ohne USt. Details
So begleitet OASIS die Testamentsvollstreckung
Testamentseröffnung und Annahme
Testament als Dokument hinterlegen, Erbenstämme mit Erbquote erfassen, Vollstreckerzeugnis nachreichen. Erste testamentarische Auflagen als Fristen setzen.
Immobilie im Nachlass
Immobilie als Vermögensposition mit Verkehrswert und Datum. Mieteinnahmen als monatliche Kontobewegungen. Beim späteren Verkauf entsteht die Umwidmung des Werts sauber im Verfahren.
Wertpapierdepot verwalten
Depot als Position mit Bewertung zu Stichtagen. Erträge, Käufe und Verkäufe als Bewegungen. So bleibt der Bestand nachvollziehbar – auch über mehrere Jahre.
Zwischenbericht an alle Erben
Aus dem Fall heraus Serienbrief mit personalisierter Anrede an alle Erben. Zwischenbericht als PDF anhängen. Zeitbuchung für die Kommunikation automatisch mit dem Vergütungspool verknüpft.
Ausschüttung an einen Erben
Als Kontobewegung buchen, dem Erben zuordnen, Belegnachweis anhängen. Automatisch fließt die Ausschüttung in die Erbabrechnung und die spätere Schlussrechnung ein.
Schlussrechnung erstellen
Anfangsbestand, sämtliche Bewegungen, Ausschüttungen, Endbestand, Vergütung des Testamentsvollstreckers – als einheitliches PDF mit Kanzlei-Briefkopf für alle Erben.
Testamentsvollstreckung im Alltag – ein Ausschnitt
Der Vormittag beginnt mit einem Blick auf die Zwischenberichte, die im laufenden Quartal fällig sind. In OASIS filtert der Testamentsvollstrecker seine Verfahren nach „Frist: Zwischenbericht" und findet drei Nachlässe, die einen Bericht an die Erben benötigen.
Für den ersten Fall – eine Dauervollstreckung mit vier Erben – prüft er die Vermögensposition „Depot ABC-Bank". Der aktuelle Kurswert ist als Bewertung zum Monatsersten erfasst, die Erträge des vergangenen Quartals liegen als Kontobewegungen vor. Ein kurzer Bericht entsteht als PDF, ergänzt um eine Erläuterung zur Marktentwicklung.
Am Nachmittag ruft eine Miterbin an. Sie möchte wissen, warum eine Zahlung von 12.400 Euro im vergangenen Monat erfolgt ist. Der Testamentsvollstrecker öffnet die Kontobewegungen des Falls, findet die Buchung binnen Sekunden, sieht die Zuordnung „Notar Grundstücksverkauf" und den angehängten Beleg. Die Rückfrage ist in unter zwei Minuten beantwortet.
Am Ende des Tages werden Zeitbuchungen für Kommunikation und Aktenpflege ergänzt. Die Vergütungssystematik – im Testament als Prozentsatz vom Nachlasswert festgelegt – berechnet OASIS auf Basis der aktuellen Bewertungen; jede Auszahlung an den Vollstrecker selbst wird als reguläre Kontobewegung dokumentiert.
Warum Papierakte, Excel und Word an Grenzen stoßen
Papier, Excel, Word
- • Anschriften der Erben in mehreren Dokumenten, mit unterschiedlichem Aktualitätsstand.
- • Vermögensposition mit Bewertung – aber ohne nachvollziehbaren Verlauf.
- • Zwischenberichte ohne strukturierte Datenbasis, jeder Bericht ein Einzelprojekt.
- • Ausschüttungen in Buchhaltung, aber nicht am Verfahren dokumentiert.
- • Vergütung nachträglich rekonstruiert, oft mit hohem Zeitaufwand.
Mit OASIS
- Eine Anschrift pro Erbe, gepflegt am Verfahren.
- Vermögensverlauf mit Bewertungen zu jedem Stichtag.
- Berichte auf Knopfdruck aus laufenden Daten.
- Ausschüttungen im Fall, in Buchung und Bericht sichtbar.
- Vergütung transparent aus Zeitbuchungen oder Quote.
Verantwortung für fremdes Vermögen braucht ein sicheres Fundament
Als Testamentsvollstrecker haften Sie persönlich. Ihre Software muss diesem Anspruch gerecht werden – nicht nur funktional, sondern auch technisch.
Hosting in Deutschland
Serverstandort ausschließlich Deutschland. Keine Datenweitergabe in Drittländer.
Verschlüsselung
TLS 1.3 in Transit, sensible Felder zusätzlich at-rest verschlüsselt.
Rollen & Rechte
Von Einzelnutzer bis Kanzleiteam – rollenbasierter Zugriff auf jedes Verfahren.
Revisionssicheres Audit-Log
Vollständige Historie jeder Änderung – auch Jahre später einsehbar.
Weitere Angaben zur Verschlüsselung, zum Backup-Konzept und zur DSGVO auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.
FAQ für Testamentsvollstrecker
Ist OASIS auch für alleinige Testamentsvollstrecker – etwa Steuerberater oder Notare – geeignet?+
Ja. OASIS wird von Einzeltestamentsvollstreckern ebenso genutzt wie von Kanzleiteams. Die Rechtevergabe erlaubt schlanke Einzelnutzung oder mehrere Mitarbeitende mit unterschiedlichen Rollen im selben Verfahren.
Deckt OASIS auch Dauervollstreckungen ab?+
Ja. Verfahren können über viele Jahre geführt werden, mit jährlicher Rechnungslegung an die Erben, laufender Verwaltung von Vermögensanlagen und regelmäßiger Zeit- und Honorarabrechnung – ohne dass die Akte unübersichtlich wird.
Wie kommuniziere ich mit den Erben aus OASIS heraus?+
Alle Erben werden mit Anschrift und Rolle im Verfahren erfasst. Aus dem Fall heraus können Serienbriefe als bearbeitbare Word-Datei mit Kanzlei-Briefkopf erzeugt werden – etwa für Zwischenberichte, Ausschüttungen oder die Anforderung von Unterlagen.
Wie werden Auseinandersetzungen unter mehreren Erben abgebildet?+
Erben werden mit Erbquote geführt. Die Erbenliste dient als Grundlage für Ausschüttungsberechnungen; jede Ausschüttung wird als Kontobewegung erfasst und einer Erbin oder einem Erben zugeordnet – das erleichtert Zwischenabrechnungen erheblich.
Kann ich das Testament im System hinterlegen?+
Ja. Testamente, Eröffnungsniederschriften und Erbscheine werden als Dokumente am Verfahren abgelegt und sind rollenbasiert einsehbar. So haben Sie und – je nach Rechten – Ihre Mitarbeitenden immer die aktuellen Verfügungen zur Hand.
Wie stelle ich die Vollstreckervergütung in Rechnung?+
OASIS unterstützt sowohl Stundenaufwand als auch prozentuale Vergütungsmodelle (etwa nach Rheinischer Tabelle oder abweichenden testamentarischen Bestimmungen). Zeitbuchungen und prozentuale Vergütung fließen in professionelle Rechnungsvorlagen mit oder ohne USt.
Was ist mit steuerlichen Aspekten wie der Erbschaftsteuer?+
OASIS unterstützt bei der Datenerfassung: Steuer-IDs der Erben, Bewertungsstichtage, Nachweise als Dokumente. Steuerliche Beratung und Bescheide selbst bleiben Aufgabe der jeweiligen Fachperson – OASIS hält die Grundlagen prüfbar zusammen.
Weitere Informationen für verwandte Rollen: Für Nachlasspfleger, Für Nachlassverwalter.
Einblicke in OASIS – Software für Ihren Arbeitsalltag
Entdecken Sie die wichtigsten Funktionen direkt im Einsatz.
Hauptseite – Fallübersicht
Zentrale Übersicht aller Fälle mit Suchfunktion und Filteroptionen. Alle Verfahren auf einen Blick.
Ihre nächste Testamentsvollstreckung – digital vom ersten Tag an
Vereinbaren Sie eine unverbindliche Demo. Wir zeigen OASIS anhand einer typischen Testamentsvollstreckung – nicht anhand einer Präsentationsfolie.